Отдельно коснусь такого важного бизнес-процесса, как проверка магазина или точки общепита. На производстве такая же история, потому что принципы везде одни и те же. Что проверяется? Что важнее всего?
Прилегающая территория
Мусор и снег — убраны, витрины — чистые, посторонних надписей и объявлений нет. Зал, пол, камеры хранения для вещей покупателей — чистые.Торговое оборудование
Проверяются отдельно кассы, отдельно весы, отдельно слайсеры, отдельно стеллажное оборудование, отдельно холодильное оборудование — все должно быть чистым и исправным.
Рабочие места продавцов, кассиров, поваров
Оборудованные, убранные. Разделочные доски — промаркированы, ножи — в наличии, сушилки для рук оборудованы одноразовыми полотенцами, на кассах — рекламные буклеты, если таковые должны быть. Под использованные чеки должна быть корзина. Посторонние предметы не должны присутствовать.
Рабочие помещения
Пол — чистый. Стеллажи проверяются отдельно, оборудование отдельно. Столы и шкафы — исправные, чистые. Товарные запасы должны находиться в местах, отведенных под их хранение. Если это продукты питания, то в гастроемкостях.
Фасовка
Отдельно проверяются весы, столы, термостат, слайсеры. Сушилка для рук — либо с одноразовыми полотенцами, либо электрическая. Товары должны быть расфасованы согласно правилам фасовки.
Макулатура
Картон должен быть спрессован, тюки с макулатурой — находиться в установленном месте хранения.
Служебные помещения
Раздевалка должна быть закрыта. Ворота дебаркадера также должны быть закрыты, если не происходит приемка товара. Товар на возврат и списание должен находиться в отдельном помещении и не пересекаться с прочим товаром. Двери, решетки складских помещений должны быть закрыты, а ключи находиться у администрации. Погрузочно-разгрузочное оборудование (рохли, телеги, подъемники) должно быть в исправном состоянии и регулярно обслуживаться.
Оборудование с программным обеспечением
Компьютеры, принтеры... должны находиться в исправном состоянии и не содержать посторонней информации (никаких игр и соцсетей).
Документация
Должна быть оформлена, особенно та, которая касается покупателей. Расфасованный товар должен быть снабжен аннотацией. Разрешительная документация — в полном объеме, сроки соблюдены. Накладные, счета-фактуры, сертификаты, приложения — оформлены и хранятся в специально отведенных для этого местах. Книга старшего кассира, кассира-операциониста ведется по правилам. В книге прихода-ухода сотрудников (лучше, чтобы это фиксировалось в электронном виде) отмечается весь персонал, согласно штату.
Выкладка товара, торговый зал
Ценники соответствуют и регулярно обновляются, если нет переоценки. Товар выкладывается согласно планограмме. Если это предприятие общепита, планограмма также должна соблюдаться. Весь товар должен пройти предпродажную подготовку, все надписи, аннотации должны быть читаемы. Наполняемость полок, контейнеров должна быть полной. В наличии должно быть достаточное количество товара, необходимое для продажи, — не меньше, чем реализуется от заказа до заказа. Колбасный отдел — товар надлежащего качества, не обветренный, не сухой. Сроки реализации соответствуют сертификатам. Ассортимент должен проверяться персоналом ежедневно, не менее чем по пятистам позициям. Проверка сроков реализации товаров — самая больная тема — должна происходить ежедневно с использованием учетной системы и ежедневного физического осмотра.
Денежные средства
Отдельно проверяется разменный фонд, средства на хозяйственные нужды, денежные средства в кассе старшего кассира.
Персонал
обязан находиться на рабочих местах согласно табелю и штатному расписанию. Форма одежды должна соответствовать утвержденной. Отпуск товара из холодильника-прилавка осуществляется только в одноразовых перчатках. Для нарезки сыров и прочего товара используется слайсер. На кассах принимаются пластиковые карты. Обслуживание покупателей осуществляется на основе стандартов, утвержденных компанией. Управляющим объектом должны приниматься все меры, чтобы штат был укомплектован полностью.
Д. Потапенко:
— Желательно, чтобы на рабочих местах сотрудников не было компьютеров. Вся информация должна храниться на удаленном сервере. Это безопаснее не только с точки зрения внешних проверок. Ваши сотрудники тоже не смогут получить доступ к этой информации.
Лучше, если на рабочих местах будет рабочая станция. В данном случае возрастают затраты на Интернет, потому что приходится платить за удаленный сервер, однако это не так дорого.
Предприятиям с большим оборотом выгодно иметь свои мощности. Например, у нас в Чехии собственные серверы. По большому счету разницы нет, вы можете арендовать дата-центр, скажем, в Германии. Главное, чтобы на точке продаж, где у вас происходит постоянное обновление данных, был хороший, бесперебойный канал связи. Копия должна постоянно резервироваться и отправляться на удаленный сервер. В случае возникновения экстренной ситуации задача системного администратора — по оговоренному заранее сигналу отключить все каналы связи, которые идут на удаленный сервер. Сервер, по сути, закрывается, и вскрыть эту систему — вычислить по серверу конечного пользователя — практически невозможно. По известным причинам предпочтительнее арендовать зарубежный сервер.