Законопроект об электронном документообороте в сфере трудовых отношений одобрен Президентом РФ. Теперь сотрудникам можно подписывать документы дистанционно, а организациям не обязательно создавать бумажных архивов.
В сфере трудовых отношений обращаются порядка 30 видов разных документов. До сих пор законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде в России не было. Теперь закон о цифровом кадровом документообороте подписан Владимиром Путиным и уже действует.
Он оформлен в виде поправок к Трудовому кодексу и значительно упрощает бюрократию. Например, позволяет работодателям и сотрудникам из разных регионов подписать все необходимые для трудовых отношений документы сразу после онлайн-собеседования.
Получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется участие работодателя, станет гораздо проще. Все сведения можно запросить через информационную систему предприятия или на портале «Работа в России».
Начальный вид законопроекта критиковал комитет по труду Госдумы, поэтому его текст дорабатывали от чтения к чтению. В частности, планировалось, что вводить электронный документооборот для всех сотрудников можно при условии, если за переход на «цифру» проголосовало более половины коллектива. А в конечном варианте отказаться от электронного документооборота имеет право не только работодатель, но и сотрудник.
Если работник по каким-то причинам захочет продолжать бюрократию на бумаге, работодатель должен безвозмездно предоставить ему такую возможность в течение трёх рабочих дней. Переход на «цифру» потребует письменное согласие каждого сотрудника, однако такое разрешение не нужно от лиц без стажа, принятых на работу с 2022 года.
Закон оговаривает виды электронной подписи для разных процедур. Например, заключать и менять условия трудового договора можно с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Подписывать документы на платформе «Работа в России» можно простой, усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписями. При этом расходы на получение и использование сотрудником электронной подписи несёт работодатель.
Эксперты считают, что перевод всех кадровых документов в электронный вид логичный и правильный процесс в условиях современного мира, когда всё больше людей работают удалённо. Однако переход наверняка потребует времени и не станет мгновенным.
Необходимо будет повысить цифровую грамотность коллектива. А в первые месяцы техподдержке наверняка придётся справляться с повышенной нагрузкой. Не исключено, что некоторые компании испытают трудности адаптации к новым условиям и взаимодействия с регулирующими органами.
Напомним, в 2020 году в России появился закон об удалённой работе, который закрепил, что перевод на удалёнку требует согласия сотрудника и не может быть основанием для снижения зарплаты. А уволить сотрудника можно только в том случае, если он без уважительной причины не выходит на связь в течение двух дней.
Также в 2020 Минтруда запустило эксперимент почти для 400 компаний, которые вели всю документацию, связанную с работой, в цифровом виде. Параллельно с экспериментом разрабатывался и нынешний закон.
В итоге выяснилось, что бюрократия в «цифре» не только быстрее, но и существенно дешевле. Не нужно тратиться на бумагу, печать, хранение и пересылку. Нагрузка на отдел кадров снижается, а сотрудники могут подписывать документы без посещения офиса.
Игорь Прусаков
