Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на электронные трудовые книжки?
Ответ
Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – книга учета) завершены, все учтенные в ней трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению, а книга – передаче на архивное хранение.
Порядок оформления прекращения ведения книги учета законом не регламентирован, однако, по мнению Федеральной службы по труду и занятости, для корректного оформления прекращения ведения книги учета лицу, ответственному за учет и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:
–сделать отметку опрекращении ее ведения (проставив на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание), с указанием срокаи места хранения книги);
–сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (всего записей на … листах), которую сопроводить штампом отдела кадров (при наличии).В архиве организации книга учета должна храниться в течение 50/75 лет.
Следует иметь в виду, что после передачи книги на архивное хранение в организацию могут трудоустроиться работники, сохранившие свое право на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.В этом случае ведение учета и хранения трудовых книжек работодателем должно быть возобновлено (начато заново).
Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Как следует из п. 41 Правил, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 50/75 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения) (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
